zarządzanie czasem

Obrazek, który widzisz powyżej, każdego dnia o poranku widział również mały Karol z Wadowic. Ten Karol zmarł 2 kwietnia 2005 r. O tym ile dobra i jak wiele dzieł pozostawił po sobie, nie muszę nikomu mówić. W tym wpisie zdradzę Ci kilka zasad, którymi się kierował. Analizując jego życie i porównując je z kilkoma książkami o zarządzaniu czasem jasno mogę stwierdzić, że istnieje pewien klucz. Istnieją nawyki, o których cieszę się, że dowiedziałem się jeszcze przed 30-stką. O jakie zasady mi chodzi?

Konkretne efekty

Nie piszę tego akapitu po to, aby się chwalić. Piszę go po to, aby pokazać, że jeśli człowiek zastosuje się do tego o czym mowa niżej owocuje to konkretnymi efektami. Rok 2015 był dla mnie wybitnie dobry. I to nie tylko dlatego, że nasza ukochana reprezentacja zakwalifikowała się na EURO 2016 we Francji. W 2015 udało mi się sfinalizować budowę domu i zamieszkać wreszcie na swoim. Ten kto bawił się w tą fanaberię wie ile to kosztuje – czasu, potu i krwi. Ale udało się. Wreszcie.

Po drugie w 2015 udało mi się napisać książkę, w której spisałem moje doświadczenia o fundraisingu. Tekst jest już po redakcji, czeka cierpliwie na wydanie. Jak to powiedział Szczepan Kasiński – autor ostatniej pozycji wydanej przez Gnyszka Fundraising Advisors:

szczepan kasiński

Książka książką, ale nie byłoby jej, gdyby nie doświadczenia, które przynosił każdy dzień. Dobrym tego przykładem była i jest nadal akcja Misja Gabriela, przy której udało się zebrać wspólnymi siłami ponad 640.000 zł. W wielkim skrócie to budowa Centrum dla Młodych, które będzie kompleksowo walczyło z przyczynami zagrożeń czekających na młodych ludzi i pomagało im rozwijać swoje talenty i charakter.

I wreszcie Towarzystwo Biznesowe Siedleckie. Czyli jeden z celów jakie zapisałem sobie do osiągnięcia w ciągu najbliższych 5 lat. Stało się! Ruszyło pierwsze Towarzystwo w mieście poniżej 100.000 mieszkańców. Czym jest to dzieło? To regularne spotkania konserwatywnych przedsiębiorców, których celem jest wzajemna pomoc i rozwój firm w zgodzie z chrześcijańskim systemem wartości. Poniżej jedno ze zdjęć otwierających TBS.

siedlce

Otwarcie Towarzystwa Biznesowego Siedleckiego

To wszystko kosztowało mnie wiele czasu planowania, spotkań, dłubaniny, pisania, tworzenia i poświęceń, również kosztem własnej rodziny. Istnieją jednak nawyki, które pozwalają człowiekowi podnieść poziom swojej efektywności. O co dokładnie chodzi?

 

Mentalność człowieka skutecznego

Genialna pozycja Stephena Coveya zatytułowana „7 nawyków skutecznego działania” otworzyła mi oczy jak żadna inna książka wcześniej. Może jej nazwa brzmi nieco jak nagłówki z Mango Gdynia, ale treść to naprawdę nie żadne fiku miku i amerykańska bajera, ale rzeczowa i rzetelna analiza ludzkiej natury. Autor wywnioskował, że istnieje 7 nawyków, których stosowanie w codziennym życiu skutkuje ponadprzeciętnym poziomem skuteczności. Ta książka jest stosunkowo obszerna, więc przedstawię główne tezy.

Po pierwsze ludzi skutecznych charakteryzuje „Proaktywność„. Co to znaczy? W wielkim skrócie to cecha, która nie pozwala Ci pozostać biernym. Nie pozwala obojętnie przyglądać się na rzeczy i sprawy, które Ci się nie podobają. Kiedyś ktoś pięknie powiedział, że miłość jest twórcza. Można sparafrazować te słowa na miłość jest proaktywna. Dobrze obrazuje to też poniższa grafika.

proaktywność

Proaktywni vs bierni

Po drugie zanim cokolwiek zaczniesz, miej wizję końca. Wizualizacja stanu, który jest pożądany, do którego dążysz sprawia, że działania są znacznie efektywniejsze. Bez nakreślenia celu często osiągniesz skutek odmienny od zakładanego.

Po trzecie zawsze powinniśmy w pierwszej kolejności wykonywać to co ważne i pilne. Bez wyrobienia nawyku priorytetyzacji często będziesz ulegał rozproszeniom. Będziesz aktywny, ale nieskuteczny. Czasem to właśnie zdyscyplinowanie okazuje się najtrudniejsze. Jednak bardzo pomaga w tym system, o którym piszę dalej.

Czwartym nawykiem powinno być zawsze nastawienie na relację win-win. Oznacza to obopólną korzyść każdej ze stron przy jakimkolwiek zawarciu kontraktu lub umowy. Każda współpraca oparta o tę zasadę sprawia, że staje się ona długofalowa.

Piąty nawyk, równie trudny co trzeci, czyli empatia we wzajemnych stosunkach. Staraj się najpierw zrozumieć, potem być zrozumiany. Jest takie powiedzenie – punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Często okazuje się, że zmiana perspektywy sprawia, że otwierają nam się nowe horyzonty i w lepszy, skuteczniejszy sposób podchodzimy do współpracy.

Przedostatni nawyk dotyczy zasady twórczej współpracy, czyli synergii. Jak to kiedyś mawiano – co dwie głowy, to nie jedna. Dziś powiemy po prostu 2+2=5. Kto rozwiązywał krzyżówkę zespołowo, ten wie jak to działa.

Siódmy nawyk, jeden z moich ulubionych polega na nieustannym doskonaleniu sposobów swojego działania. Covey pięknie nazwał to „ostrzeniem piły„. Dzięki temu człowiek nigdy nie popadnie w rutynę, marazm i będzie otwarty na nowe możliwości rozwiązywania problemów lub radzenia sobie z nimi szybciej niż dotychczas.

 

4 ćwiartki Coveya

skuteczność

Im częściej przebywasz w II ćwiartce tym lepiej

O co dokładnie chodzi Stephenowi Coveyowi z tą tabelką? To zestawienie czynności, jakie pochłaniają człowieka. Podzielił je na 4 części. W 1 ćwiartce przebywają ludzie, którzy żyją w ciągłym stresie. Nieustannie mają na karku deadline. Jak pracuje się i żyje w takiej atmosferze, nie muszę chyba nikomu mówić. Skutkami takiego funkcjonowania jest: stres, wypalenie, zarządzanie kryzysami i nieustanne gaszenie ognia.

2 ćwiartkę na razie zostawię na koniec.

Ludzie przebywający w 3 ćwiartce to ci, którzy regularnie wykonują rutynowe zadania, ale nie specjalnie idą do przodu. Gdyby zabrakło ich w firmie, nikt nie zauważyłby, że ich brakuje. Jest to mało twórcza sfera, która skutkuje: podejściem krótkowzrocznym, od czasu do czasu rozwiązuje się kryzys, wymaga to nieustannego dostosowywania się do istniejącej sytuacji, cele i plany sprawiają wrażenie bezwartościowych, ma się poczucie bycia ofiarą pozbawioną kontroli nad swoim życiem. Związki takich ludzi są często płytkie lub zniszczone.

W 4 ćwiartce często przebywają ludzie, którzy jeśli nie przełamią swoich przyzwyczajeń to najprawdopodobniej nigdy nie wzniosą się ponad przeciętność. To ludzie, którzy nie wyobrażają sobie życia bez nieustannych przyjemności, seriali i zachcianek. Skutkiem takiego podejścia jest brak odpowiedzialności, uzależnienie od innych ludzi lub instytucji w zakresie podstawowych potrzeb i często grozi takim ludziom zwolnienie z pracy.

Wracając do 2 ćwiartki. Covey przekonuje, że im częściej człowiek pochłonięty jest aktywnościami takimi  jak: zapobieganie kryzysom, które mogą się pojawić, częstym planowaniem (reakcją na zmieniające się okoliczności), budowaniem relacji z ludźmi i szukaniem nowym możliwości rozwoju, tym lepiej. Tym bardziej wkracza się w sferę ludzi charakteryzujących się wysokim stopniem skuteczności. A oto rezultaty częstego przebywania w tej ćwiartce:

  • wizja, perspektywa
  • równowaga
  • dyscyplina
  • poczucie kontroli nad swoim życiem
  • drobne kryzysy, które są szybko rozwiązywane.

 

Delegacja zadań

Nieoceniona jest umiejętność delegowania zadań, jeśli chcemy być skuteczni na serio. Przypomina mi się tu anegdotka z pewnej rozmowy kiedy rozmawiali ze sobą dwaj faceci. Jeden do drugiego mówi:

– Będę miał kolejne dziecko!

– Uuu, to już teraz nie będziesz miał kompletnie czasu dla siebie.

A on na to: – Wręcz przeciwnie! Będę mógł za jakiś czas więcej delegować.

Oczywiście, że na początku trzeba poświęcić, zainwestować dużo czasu w to, aby dziecko się czegoś nauczyło – stało się samodzielne. Wymaga to nie lada cierpliwości. Podobnie jest z pracownikiem. Jednak to jedyna droga, aby móc coraz więcej zlecać. I tak właśnie tworzy się struktura. Dobrze przedstawia to ten obrazek.

covey

Producent ma ograniczoną wydajność

 

Podejście człowieka skutecznego do delegowania powinno uwzględniać też etap na jakim jest pracownik. Często uzależnione jest to od jego doświadczenia i osobowości. Dobrze obrazuje to ten wykres.

delegacja zadań

Droga jaką przemierza pracownik (od prawej do lewej)

Nowy pracownik na początku ma niskie kompetencje, ale bardzo wysokie zaangażowanie i motywację do pracy. Dlatego na początku nie trzeba go specjalnie motywować, ale udzielać nieustannie instruktażu. W początkowym etapie pracownik popełnia najwięcej błędów, spada więc jego poziom motywacji, ale dzięki temu dużo się uczy. Dlatego w etapie D2 należy mniej instruować, bardziej prowadzić, ale wtedy najbardziej potrzebne mu jest motywowanie.

Po jakimś czasie pracownik nabiera sporo umiejętności i w tej fazie należy skupić się wyłącznie na wspieraniu. Czyli nie musimy go prowadzić za rękę, ale nadal zadbać o jego poziom motywacji. W ostatnim etapie wdrażania, pracownik osiąga poziom ekspercki i tu należy dać najwięcej wolności. Nie powinniśmy mieć żadnych obaw, aby dużo delegować. Pracownik staje się samodzielny i nie trzeba go specjalnie motywować, ani wspierać. Na powyższą oś czasu można nałożyć tą.

przywództwo

Zachowania menedżera na poszczególnych etapach

Te poszczególne etapy pracownika zostały nazwane:

D1 – entuzjastyczny debiutant
D2 – rozczarowany adept
D3 – ostrożny praktyk
D4 – samodzielny ekspert

 

Stwórz sobie własny system 

Mentalność to jedno. Jednak bez skutecznego opracowania systemu efekty będą słabe. Można by to porównać do pracy rolnika. Farmer może być bardzo pracowity, proaktywny, zdyscyplinowany w pracy, ale jego efektywność będzie o wiele niższa, jeśli zamiast kombajnu będzie używał kosy. Osiągnięcie efektu zdecydowanie mu się wydłuży i będzie o wiele trudniejsze.

Każdy z nas ma inna osobowość, dlatego ciężką jest sugerować jeden, sprawdzony dla wszystkich system. Najbardziej jednak polecam opracować go po lekturze książki Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. 

O co chodzi w tym systemie? Znowu postaram się go opisać w wielkim skrócie.

Po pierwsze, jasno zdefiniuj rezultaty do osiągnięcia. Z tego już automatycznie wynikną sposoby dotarcia do tych celów. Po drugie, żadne działanie nie będzie nam straszne jeśli rozbijemy je na małe kroki / małe zadania. Wtedy będziesz wiedział jakie czekają Cię najbliższe działania do podjęcia. I wreszcie po trzecie, regularnie przeglądaj sprawy, którymi się zajmujesz, tak aby móc aktualizować sprawy w toku, zakończone i kolejne.

Allen w swojej książce ogromny nacisk kładzie na plan. I ma rację, bo setki razy byłem świadkiem tego jak działali ludzie bez niego. Na palcach jednej ręki mogę policzyć tych, którzy urodzili się z wrodzonym talentem posiadania planu w głowie. Niestety zdecydowana większość ludzi ma z tym problem. Zwłaszcza w Polsce, gdzie dzieci nieuczone są tego od maleńkości. Niech potwierdzeniem będzie badanie obrazujące czym się różnią ludzie bogaci od biednych. Jedną z cech jest właśnie podejście do planowania.

Proste zestawienie, które wiele wyjaśnia

Czym się różnią bogaci od biednych

W systemie powinna obowiązywać również reguła 2 minut. Polega ona na tym, że jeśli w ciągu dnia pojawia się sprawa, którą można rozwiązać w 120 sekundach, to się nią zajmij i wróć do pierwotnego planu. Jeśli zajmie Ci więcej, wrzuć ją na listę rzeczy do zrobienia.

Serdecznie polecam również korzystać z kalendarza PA-PIE-RO-WE-GO. Papierowego? W XXI wieku? Tak, z moich i nie tylko moich doświadczeń wynika, że właśnie taki kalendarz najlepiej sprawdza się w ciągu całego roku. W smartfonie, komputerze i aplikacjach, bardzo szybko robi się w związku z tym nieporządek. Nie ma to jak długopis i papier. Nie oznacza to oczywiście, że nie możemy korzystać z nowinek technologicznych, ale jak na razie najbardziej sprawdzał się w moim przypadku zwykły kalendarz A4.

David Allen poleca również zrobić sobie szufladki/kategoryzację zadań na Pilne/Ważne, Oczekujące i do Archiwizacji (może kiedyś będą potrzebne). Dopiero na ich podstawie możemy przydzielać zadania na najbliższe i o niższym stopniu priorytetu. Oprócz tego sugeruje, aby mieć przygotowaną w zanadrzu listę zadań, które możemy wykonać, gdy jesteśmy np. poza biurem lub poza internetem. Bardzo pomocny jest wtedy telefon lub tzw. wirtualna chmura, np. Google Drive.

 

I na końcu Pomodoro

Że co? Pomo-co? Pomodoro. Czyli system stworzony przez Włocha – Francesco Cirillo. Nazwa tej techniki pochodzi o kuchennego narzędzia służącego odmierzaniu czasu podczas gotowania. Co jest potrzebne, aby móc korzystać z tej techniki? Tak naprawdę: lista zadań, długopis i pomodoro :)

Badania pokazują, że człowiek nie jest w stanie skupić się w 100% przez okres dłuższy niż 25 minut. Cirillo zaleca więc, aby podzielić swoją pracę (zwłaszcza umysłową) na 25 minutowe odcinki z 3 minutowymi odstępami poświęconymi na odpoczynek lub zrobienie czegoś innego, np. wykonanie telefonu.

Pomysłodawca tej techniki proponuje, aby każdy tydzień zaczynać od zrobienia listy zadań do wykonania na dany tydzień pracy. Przygotował nawet na tą okazję gotowy wydruk, który wygląda tak.

Pomodoro

Lista zadań na tydzień/dzień

Na listę wpisujemy sobie nasze zadania, aby następnie ocenić stopień ich priorytetu w odniesieniu do zamierzonego celu. To samo zaleca zrobić z listą zadań na dany dzień. Po lewej określamy godziny, w których będziemy realizować poszczególne zadania po kolei, po prawej ile pomidorów (kółeczko) nam one zajmą. Po wykonaniu odcinka skreślamy kółeczko jako wykonane.

Po 4 pomidorach (około 2 godziny) należy zrobić dłuższą przerwę, np. 20 minut. Może to być czas na obiad lub czynność odmienną od dotychczas wykonywanej. Ktoś może dziwić się, że tak często. Ale powiem z własnej praktyki, że naprawdę odświeża to umysł, który dzięki temu w dalszej części dnia pracuje znacznie efektywniej.

Tak wygląda 5 głównych zasad Pomodoro w wielkim skrócie:

  1. Pomodoro jest niepodzielne – Jeżeli zaczniesz nad czymś pracować to przerwę zrobisz sobie dopiero za 25 minut.
  2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 Pomodoro – podziel je na mniejsze części.
  3. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż jedno Pomodoro – dorzuć do niego kolejne krótkie zadanie tak, żeby wypełnić całe Pomodoro
  4. Kolejne Pomodoro pójdzie Ci lepiej.
  5. Technika Pomodoro nie powinna być wykorzystywana w Twoim wolnym czasie – korzystaj z niego bez ograniczeń.

W trakcie pomidora na pewno pojawi nam szereg różnych rozpraszaczy, typu telefon lub wezwanie do jakiegoś miejsca. Wtedy najlepiej zastosować allenowską regułę 2 minut, o której napisałem wyżej. Jeżeli jednak sprawa zajmie nam więcej niż 2 minuty i musimy się mimo wszystko nią zająć, wówczas po powrocie do zadań, należy zrestartować pomidora.

Cirillo zachęca również do zapisywania co najczęściej nas rozprasza w trakcie trwania pomidora. Po stworzeniu listy takich rozpraszaczy lub na podstawie intuicji, jasno można określić co nam przeszkadza w pracy. Wówczas w łatwy sposób możemy podjąć kroki zapobiegawcze. Mogą to być np. nieustanne powiadomienia na facebooku, albo nieuzasadnione przesiadywanie na jakichś stronach internetowych.

 

Narzędzie ułatwiające pracę

Jak na razie najbardziej spodobał mi się tylko jeden program do zarządzania projektami i zespołem. Nazywa się TeamWork. Jest w miarę prosty, intuicyjny, a co najważniejsze bardzo użyteczny. Na bieżąco można tworzyć sobie zadania i delegować je na innych pracowników. Bardzo ułatwia również tworzenie raportów dla klienta lub szefa.

Ktoś może myśli sobie. O kurcze ja nie chce pracować jak automat. Lubię mieć swobodę w swojej pracy. Jeśli tak myślisz to znaczy, że należy do jednej z trzech grup, dla których wspomniany system zarządzania sobą w czasie jest nieodpowiedni. Po pierwsze, pracujesz fizycznie i wówczas rzeczywiście system ten może nie mieć zastosowania. Po drugie możesz być artystą, a w świecie kultury rzeczywiście potrzebne jest natchnienie/wena i wymaga to od nas wyobraźni/zastanowienia. Lub po trzecie należysz do grupy, która nie chce się doskonalić w efektywnym wykorzystywaniu czasu i chce go marnować. Ale wówczas to już nie mój problem i zmartwienie :) Pamiętaj, aby nie mylić automatyzacji z dyscypliną. Bo ja piszę o tym drugim.

Na koniec chciałbym zacytować jeszcze Romana Dmowskiego (książka „Dziedzictwo”). Niestety czytając ten fragment ma się poczucie, że pięknie charakteryzuje on nas Polaków. Jednak daje do myślenia i jestem przekonany, że bardzo spodoba się ludziom, którzy potrafią wyciągać wnioski ze swoich działań:

Zetkniecie się osobiste z Twardowskim nie tylko nie osłabiło relacji Piętki, ale wzmocniło ich pojęcie o nowym nabytku. Twardowski miał ogromną siłę sugestywną, której ulegała nie tylko panna Wanda Czarnkowska. W ciągu kilku dni wszedł między nich, wziął udział w kierowaniu ich sprawami, niepostrzeżenie zaczął komenderować wszystkimi.

Wykazał im, że to, co oni nazywają organizacją pracy i walki, jest raczej klubem porządnych ludzi. Schodzą się, znoszą sobie wiadomości o tym, co się dzieje, dyskutują, wreszcie uchwalają rozmaite rzeczy. To wszakże, co jest uchwalone, wykonuje się słabo, bez doprowadzenia rzeczy do końca; czasami zaś nic się nie robi. Za wiele się dba o pokazanie na zewnątrz swej siły i wartości, na to się poświęca najwięcej energii, skutkiem czego brak jej na rzeczy istotniejsze.

Doszedł rychło do uogólnienia, iż Polak tym się przede wszystkim różni od Francuza, Anglika lub Niemca, że więcej dba o pozory, niż o rzecz samą, że najłatwiej wydobywać z niego energię, gdy chodzi o efekt zewnętrzny, że trudno go rozpalić do działań choćby najskuteczniejszych, ale na razie nie efektywnych.

Kontynuację tych myśli znajdziesz na blogu Maćka Gnyszki. Wszystko pod TYM WPISEM.

Jeśli podoba Ci się ten wpis lub choć jedna wskazówka była dla Ciebie pomocna, proszę podaj dalej poprzez klik w jedną z poniższych ikonek :)

komentarzy