krok 9

Jak powinno wyglądać spotkanie fundraisera z potencjalnym Darczyńcą lub Sponsorem? Doświadczenie podpowiada, że najlepsze spotkania to te, które przebiegały tak, jakbyśmy znali się z rozmówcą od lat. Spójrz na lejek przedstawiony na poniższym rysunku. Pokazuje przedziały czasowe, które powinniśmy przeznaczyć na poszczególne części spotkania z przyszłym Donatorem. Zacznijmy zatem od początku od góry.

lejek

Lejek spotkań fundraisera

Spotkanie powinno zacząć się od luźnej rozmowy. Idealnie będzie, jeśli wcześniej dowiemy się jak najwięcej o osobie, z którą się zobaczymy. Najlepszymi narzędziami są tutaj po prostu wyszukiwarka Google i media społecznościowe. Gdy już zorientujemy się mniej więcej, z kim będziemy rozmawiać, dobrze jest przygotować sobie  trzy rzeczy, które łączą nas z rozmówcą. Moim zdaniem to najlepszy sposób na rozpoczęcie budowania dobrej relacji z nową osobą. Gdy trudno jest znaleźć jakiś wspólny punkt zaczepienia, możemy zapytać o coś charakterystycznego, co zauważymy w drodze do miejsca spotkania, lub o coś, co zainteresuje nas w biurze rozmówcy, np. poroże jelenia zawieszone na ścianie prezesa.

Najwięcej czasu na spotkaniu powinniśmy zatem poświęcić przyjacielskiej rozmowie. Dobrze pokazuje to historia pewnego fundraisera, który wybrał się do pewnej firmy z zamiarem uzyskania od niej znacznej darowizny. Wszedł do siedziby przedsiębiorstwa, po chwili znalazł się w gabinecie prezesa. Patrzy, a on wita go z taką miną, jakby przed chwilą zmarł mu ktoś bliski. Zapytał go ostrożnie: „Panie prezesie, czy coś się stało? Może to nie najlepszy moment na spotkanie?”. A prezes odpowiedział mniej więcej tak: „Panie kochany, niech pan nic nie mówi. Wróciłem dopiero co z ferii i okazało się, że mam najgorszy sprzęt narciarski ze wszystkich znajomych. Wie pan, jak się z tym czułem?”. Fundraiser nieśmiało zaproponował: „Panie prezesie, dobrze się składa, bo ja się trochę na tym znam i chętnie mogę pomóc w wyborze i zamówieniu czegoś lepszego”.

Po chwili obaj siedzieli już przed laptopem prezesa pogrążeni w poszukiwaniach profesjonalnego sprzętu. Poświęcili na to niemal całe spotkanie. Do gabinetu weszła asystentka i poinformowała prezesa, że za chwilę zaczyna kolejne spotkanie. Prezes pożegnał się zatem z fundraiserem. Zdążyli tylko wymienić wizytówki.

Fundraiser wrócił z tego spotkania nieco rozczarowany, bo przecież nie udało mu się nawet poprosić o wsparcie. Zastanawiał się, czy coś w ogóle z tej rozmowy wyniknie. Po kilku dniach dzwoni do niego telefon. Słyszy uradowany głos prezesa: „Wie pan co, właśnie przyszedł do mnie sprzęt, który zamówiliśmy. Jest świetny! Bardzo panu dziękuję za pomoc! Niech pan mi tylko przypomni, o co pan prosił ostatnio”. Fundraiser odpowiedział, jaką kwota jest potrzebna jego organizacji i na co. Po chwili prezes zakończył: „No dobrze. W takim razie zlecam za chwilę pani Eli z księgowości, żeby puściła wam przelew”.

Czego uczy nas ta historia? Że warto poświęcać ludziom czas na spotkaniu i koncentrować się na ich potrzebach. Co więcej! , pomagać im w rozwiązywaniu problemów.

Istnieją jednak wyjątki. Byłem kiedyś na pewnej konferencji dla organizacji pozarządowych. Zaproszony został na nią m. in. pewien przedsiębiorca z Poznania. Brał udział w jednym z paneli dyskusyjnych. Ktoś z publiczności zadał mu pytanie, dlaczego biznes nie chce spotykać się z trzecim sektorem, dlaczego przedsiębiorcy nie poświęcają swego czasu fundacjom. Na to ten pan odpowiedział, że ma negatywne doświadczenia wyniesione z takich spotkań. Często miał poczucie, że te rozmowy to strata czasu. Spotkania były nudne i wszyscy chcieli tylko jednego — pieniędzy. W drugiej części swojej wypowiedzi powiedział jednak, co musiałoby się stać, żeby zmienił swoje podejście do organizacji pozarządowych. Stwierdził, że w jego branży bardzo ważne jest mądre korzystanie z czasu. Jednocześnie oznajmił, że gdyby dostał telefon lub e-mail, w którym taka osoba zaproponowałaby mu krótkie, zwięzłe, 10-minutowe spotkanie, na którym w żołnierskich słowach opowiedziałaby, o co chodzi, to on by się zgodził.

Spotkałem się też ze Sponsorami, którzy mówią tak: „Poświęcam tyle czasu na zapoznanie się z ofertą fundacji, ile ona poświęciła czasu na jej przygotowanie”. Potwierdza to tylko, że NGO nie powinny przygotowywać ofert w taki sposób, jakby były one skierowane do wszystkich na świecie. Oferta powinna być specjalna, zadedykowana firmie, czy osobie, do której ją wysyłamy. Niech Sponsor widzi, że włożyliśmy w to serce, że poświęciliśmy na to swój czas.

Dlatego trzeba wyczuć, czy lepiej będzie, jeśli podejdziemy do spotkania z nastawieniem na luz i szukanie wspólnych punktów, czy raczej gdy położymy nacisk na konkret i obopólne korzyści.

Kolor żółty wspomnianego lejka oznacza czas, jaki powinniśmy poświęcić na opowiedzenie o projekcie, z którym przyszliśmy. Opis naszej inicjatywy może się opierać np. na takim schemacie:

1. Kim jesteśmy?
2. Co chcemy zrobić?
3. Dlaczego jest to ważne?
4. Jaki jest problem?
5. Historia
6. Jakie jest rozwiązanie?
7. Jakie jest nasze marzenie?
8. Jak można się zaangażować?

Dobrze jest być przygotowanym na ewentualne pytanie ze strony Darczyńcy, czy Sponsora: „Dlaczego mam pomóc akurat wam, a nie fundacji X, która robi to samo co wy?”. Bądźmy przygotowani, aby odpowiedzieć na pytanie o to, co odróżnia nas od innych. Co jest takiego wyjątkowego u nas, a czego nie ma u „konkurencji”. W ogóle warto jest obserwować poczynania tych, którzy działają w tej samej sferze, zwłaszcza na „rynku pozarządowym”. Ich działania bardzo często mogą nas zainspirować do znajdowania nowych pomysłów.
Kolor zielony na naszym lejku odpowiada za „call to action”, czyli wezwanie do działania. To właśnie w tym momencie musi paść konkretna prośba o pomoc. Będziemy jeszcze mówić o tym etapie w kolejnych artykułach…

Z kolei kolor ciemno niebieski to ponowna rozmowa na luźne tematy. Tzw. warm down, czyli ciepłe lądowanie. Niech ostatnie chwile naszego spotkania będą przyjemne i dobrze zapamiętane. Tu należy także ustalić obustronne kroki, jakie powinniśmy podjąć w najbliższej przyszłości.

Te refleksje dotyczą oczywiście reguł generalnych. Wiadomo, że istnieją od nich wyjątki. Natomiast jeśli zastanawiamy się jaką postawę zachować na najbliższym spotkaniu, kiedy nie znamy potencjalnego Darczyńcy, warto pamiętać o powyższych zasadach.

komentarzy